Errors comuns en contractar un càtering (i com evitar-los)

Errors comuns en contractar un càtering (i com evitar-los)

1) Avaluar només pel preu: per què allò barat surt car

Contractar únicament per la xifra final és l’error número u. L’equip de càtering ho veu cada dia: pressupostos “imbatibles” que retallen en personal, vaixella o logística acaben encarin­t l’esdeveniment per substitucions d’última hora, retards o incidències. La comparació correcta no és preu vs. preu, sinó abast vs. abast.

En el seu procés comercial, l’empresa desglossa cada partida perquè el client entengui què està pagant: nombre de cambrers, hores de servei, materials, transport, possibles hores extra i condicions de cancel·lació. Quan aquest desglossament no existeix, arriben les sorpreses: cristalleria específica no inclosa, falta d’un forn mòbil o suplement de desplaçament. Allò barat deixa de ser-ho.

Checklist per comparar pressupostos de manera justa

2) Degustació i proves: com validar qualitat i temps

Dir “sí” sense prova de menú és jugar a cegues. L’empresa proposa sempre una degustació i, quan l’esdeveniment és complex, un test de temps: es simula el ritme real de passe (bandeig cada X minuts, emplatat, reposició d’estacions) per mesurar la cadència. Així detecta colls d’ampolla i ajusta dotacions.

A la cata, el proveïdor ha de replicar la mateixa tècnica i presentació de l’esdeveniment: si el còctel serà de 1–2 mossegades, no té sentit provar racions grans de restauració. A més, es valida la cadena de calor (que allò calent arribi calent i allò fred, fred) i es decideix sobre vaixella funcional.

Què incloure en una prova de menú efectiva

• Selecció representativa per fase: benvinguda, còctel, principals/estacions, postres, begudes.

• Ajust de mides i textures al format (dempeus vs. assegut).

• Test de temps de passe i de re­posició.

• Simulació de distàncies cuina–sala (si el recinte ho permet).

Registre de feedback amb una matriu de decisió (gust, presentació, manipulació, al·lèrgens, viabilitat).

3) Primer, els convidats: dietes, al·lèrgies i preferències que no es poden ignorar

Res destrueix més l’experiència que un convidat amb al·lèrgia sense alternativa. El servei de càtering insisteix a recollir restriccions alimentàries a la invitació: un simple camp de formulari evita incidents. El seu equip prepara “vies segures”: elaboracions sense gluten, opcions veganes i menús sense traces, amb rotulat clar a estacions i un punt d’entrega per a casos especials.

L’empresa desplega un protocol d’al·lèrgens: fitxes tècniques visibles per a l’equip, polseres o targetes discretes per a convidats amb al·lèrgies i un responsable de sala que centralitza les peticions especials. Això redueix errors en el passe, sobretot en esdeveniments dempeus on la rotació de canapès és ràpida.

Protocol d’al·lèrgens i senyalització a sala

• Recollida prèvia de dades (formulari).

• Mapatge d’al·lèrgens per recepta i cartelleria llegible.

• Circuit d’entrega garantida per a menús especials.

• Brífing a tot el staff amb paraules clau i codis de color.

4) Menú i format de l’esdeveniment: asseguts, còctel o mixt

El menú ideal no existeix en abstracte; existeix per a un format. En esdeveniments dempeus, l’equip prioritza finger food d’1–2 mossegades, salses controlades i peces que mantinguin textura fora del passe. En banquet, es valora el temps d’emplatat i l’estabilitat de temperatura a taula completa.

Quan el client dubta, l’empresa recomana formats mixtos: còctel potent per fer networking + plat principal assegut per confort. També proposa estacions temàtiques (arròs, brasa, tallador) on la cuina en viu crea experiència i descarrega la cuina central.

Matriu menú–format

5) Logística real: accessos, equipament, personal i horaris

L’error silenciós: assumir que el recinte ho resol tot. L’empresa fa un rider tècnic: mesura accessos, ascensors, potència elèctrica, punts d’aigua, temps de càrrega/descàrrega i restriccions de soroll. Si l’espai no té cuina operativa, es contemplen forns mòbils, induccions i fred extra.

Pel que fa al personal, l’equip dimensiona per rati de servei i complexitat (còctel vs. banquet). A més distància cuina–sala, més personal de passe i suport. També defineix finestres de muntatge amb el recinte perquè altres proveïdors (decoració, audiovisual) no se solapin.

Rider tècnic de càtering: què demanar al recinte

• Plànol amb circuits de cuina–sala–magatzem.

• Potència elèctrica disponible i quadres.

• Horaris de càrrega/descàrrega i ascensor de servei.

• Normatives (soroll, incendis) i punt de neteja.

6) Quantitats i racions: com no quedar curt (ni llençar menjar)

Quedar curt genera estrès; passar-se dispara costos i malbaratament. L’equip calcula per escenaris (consum alt/mitjà/baix) i ajusta segons perfil del públic, durada i hora. En còctel, combina peces fredes (estables) amb calentes (experiència) i una estació base que temperi la gana.

Taula orientativa de racions per tipus d’esdeveniment

En la seva pràctica, l’empresa comparteix escandalls simplificats perquè el client entengui d’on surten les quantitats i com impacten al pressupost.

7) Presentació i experiència de servei: més enllà del gust

La presentació no és decorativa; condiciona el flux i la percepció de qualitat. L’equip estandarditza vaixella i alçades d’estacions per millorar la circulació, defineix un estil de vestuari del staff d’acord amb l’esdeveniment i marca un guió de sala (ordre de passes, timings i música, si s’escau).

En còctel, es programa el bandeig cada X minuts amb rotació visible perquè ningú es quedi sense tastar els “hits”. En banquet, es sincronitzen cuina i sala perquè les taules rebin alhora. Detalls petits —tovalloletes humides en estacions enganxoses, mini-cartes en taules altes— eleven l’experiència.

8) Contracte clar i costos ocults: què ha de quedar per escrit

Un contracte ambigu és caldo de cultiu per a malentesos. L’empresa sempre especifica SLA de servei, política de canvis i cancel·lació, penalitzacions per retards aliens, i el detall de què inclou i què no (p. ex., gel premium, baristes, cocteleria, generadors, carpes).

Clàusules clau del contracte

• Abast i entregables: menús, quantitats, staff, vaixella.

• Cronograma: muntatge, servei, desmuntatge.

• Logística: accés, potència, neteja.

• Econòmic: fites de pagament, hores extra, extres sota sol·licitud escrita.

• Riscos: pla B, força major, assegurances.

Abans de signar, el seu equip repassa el contracte amb el client per assegurar que no hi hagi costos ocults (transports, hores extra, pèrdues de material, trencaments).

9) Anticipació i calendari: quan reservar i com evitar sobrecostos

Reservar tard encareix: menor disponibilitat de producte, staff i espais. El servei recomana bloquejar data amb 6–9 mesos per a temporades altes i bodes, i 2–4 mesos per a corporatius estàndard. Aquesta anticipació permet programar compres i negociar millor amb proveïdors.

A més, l’empresa proposa fites de decisió (selecció de menú, tancament de convidats, proves tècniques) amb dates límit. Així s’eviten urgències d’última hora que solen portar recàrrecs logístics i estrès.

10) Pla de contingència: pluja, talls i retards sota control

La diferència entre un esdeveniment correcte i un de memorable és la resposta als imprevistos. El seu equip treballa amb plans B i C: carpes i passadissos coberts per a exteriors, generadors dimensionats per pics de consum, buffers de temps a cuina i alternatives de menú si falla un subministrament.

El dia de l’acte, s’assigna un responsable de contingència que decideix amb informació actualitzada (clima, trànsit, timing del programa). Un bon pla es prova en assaig: simular un retard de 20 minuts i veure com es reacomoden cuina, barra i sala.

Pla B típic

• Infraestructura: carpa, paviment, climatització, il·luminació.
  
• Energia: generador amb reserva i combustible.
  
• Servei: buffers de passe i plats “comodí”.
  
• Comunicació: cadena curta (client–cap de sala–cap de cuina).

Conclusió

Contractar un càtering sense errors és qüestió de mètode: comparar abast i no només preu, validar amb degustació i test de temps, prioritzar els convidats, alinear menú amb format, planificar logística i personal, calcular quantitats amb cap, blindar contracte i preparar un pla B. Així treballa l’equip cada dia, perquè saben que la millor cuina cau si el servei no està a l’alçada.

FAQs