Preu de càtering per persona: com calcular-lo?

Preu de càtering per persona: com calcular-lo?

Calcular el preu de càtering per persona no és màgia: és mètode. Un servei professional estructura cada pressupost per PAX (persona convidada) sumant quatre blocs: matèria primera, personal, logística/utillatge i marge + imprevistos. A partir d’aquí entren variables com el tipus de servei (coffee break, còctel, bufet o menú servit), la data, la distància i la mida de l’esdeveniment.

En la seva operativa, un càtering seriós parteix d’una premissa senzilla: allò que no es mesura, no s’optimitza. Per això, en actes corporatius de matí o inauguracions, sol fixar ratios de consum per assistent i afinar compres per evitar mermes. Quan hi ha bona previsió, el cost per PAX baixa entre un 5% i un 15% a partir de 50 convidats gràcies a l’economia d’escala. En temporada alta (maig–setembre i desembre), aplica un suplement del 5–12% perquè pugen els reforços de personal i la disponibilitat d’utillatge.

Rangs de preu per persona segons el tipus de servei

Coffee break i esmorzars: des de X €/persona

Per a reunions de matí, l’estàndard professional calcula 2 begudes (cafè/te + aigua o suc) i 3 peces/PAX (brioixeria o salat lleuger). El càtering treballa amb matèria primera ajustada i logística simple, per la qual cosa el preu per persona és el més contingut.
Inclou habitualment: begudes, peces dolces/salades, muntatge bàsic i retir.
Claus de cost: vaixella d’un sol ús “premium” vs. porcellana, termos vs. barista, distància del muntatge.
Consell operatiu: l’empresa recomana confirmar intoleràncies i preveure un 10–15% de peces veg/veganes per evitar sobrecostos d’última hora.

Còctel i pica-pica: mossegades, temps i preu orientatiu

En còctel, el proveïdor calcula 12–16 mossegades per persona per a 90–120 minuts, amb 1 cambrer per 20–25 PAX. Aquí el pes del personal de sala i de cuina calenta eleva el PAX en relació amb un coffee break.
Inclou habitualment: canapès freds/calents, begudes bàsiques, equip de sala i muntatge.
Claus de cost: nivell de mossegada (gourmet vs. tradicional), barra lliure vs. tiquets, cristalleria i gel.
Consell operatiu: per evitar trencaments d’estoc de beguda, es fixa un ratio per hora i es pacta recàrrec per consum extra al contracte.

Menú servit a taula vs. bufet: diferències de cost

• Menú servit: 3 temps (entrant, principal, postres), emplatat, 1 cambrer/10–12 PAX. Pugen costos de personal, baixen les mermes.

Bufet: més varietat i punts de reposició; menys personal per taula, però més utillatge i producció. Idoni per a grups grans i ambients informals.
Consell operatiu: en bodes o sopars de gala, el càtering aconsella prova de menú i doble opció (carn/peix/vegetarià) per reduir incidències i recuinats.

Vosl un càtering?

Moments Gourmet t’ajuda amb el teu catering. Pots contactar amb nosaltres i demanar-nos un pressupost.

La fórmula del càtering: desglossament real de costos per PAX

Una manera clara de veure-ho és:

Preu per persona = (Matèria primera + Personal + Logística/Transport + Utillatge/Lloguers + Costos fixos prorratejats + Imprevistos) ÷ Nº de comensals + Marge

En el dia a dia, un servei professional maneja aquests rangs orientatius:

• Matèria primera: 35–45%

• Personal (cuina + sala): 25–35%

• Logística i transport: 5–10%

• Utillatge/mobiliari/llençols: 5–15%

• Marge + imprevistos: 10–15%

Exemple pràctic (còctel 60 PAX):

• Matèria primera (16 mossegades mixtes + beguda): 40%

• Personal (3 de sala + 1 cap/a): 28%

• Utillatge & cristalleria: 8%

• Logística (transport + muntatge): 7%

• Marge/imprevistos: 12%

• Fixos prorratejats (assegurances, llicències, central): 5%

Nota operativa: quan el muntatge exigeix cuina de suport, carpes o generadors, el proveïdor ho imputa com a línies independents per mantenir transparent el PAX.

Exemples ràpids: 20, 50 i 100 convidats

Nombres il·lustratius; el mètode serveix per al teu cas real.

20 convidats (còctel curt, 12 mossegades)

• Cost total estimat: 560–700 €

• Preu per persona: 28–35 €
  Per què és més alt: gairebé no hi ha economia d’escala; el personal mínim i el transport pesen molt per PAX.

50 convidats (còctel estàndard, 14 mossegades)

• Cost total estimat: 1.250–1.650 €

• Preu per persona: 25–33 €
  On s’estalvia: compres a l’engròs i millor ràtio de personal per assistent.

100 convidats (bufet fred + calent)

• Cost total estimat: 2.300–3.400 €

• Preu per persona: 23–34 €
  Què canvia: pugen utillatge i producció, però baixa el cost unitari de menjar i logística.

Consell integrat: el proveïdor recomana blocs de temps (90, 120 o 180 min) i dimensiona beguda per hora de servei perquè no se’n dispari el pressupost.

Preu per persona a la teva ciutat: factors locals

La ciutat modula el PAX. En zones amb lloguer d’utillatge car o trànsit complex, pugen logística i temps de muntatge. On hi ha molta oferta de proveïdors, els preus tendeixen a competir per volum. També influeix la normativa d’ocupació de via pública, restriccions de càrrega/descàrrega i si l’acte és en interior vs. exterior (carpes, paviments, climatització).

Com demanar pressupost i comparar ofertes

Per comparar pomes amb pomes, el proveïdor aconsella sol·licitar que el pressupost detalli per persona:

Checklist essencial (marca ✓):

• ✓ Tipus de servei (coffee, còctel, bufet, servit) i durada.

• ✓ Nº de mossegades o plats per PAX i qualitat del producte.

• ✓ Begudes incloses (marques, gel, cafè) i política de consum extra.

• ✓ Personal (ràtio i hores), muntatge i retirada.

• ✓ Utillatge i mobiliari (porcellana, cristalleria, mantelleria).

• ✓ Logística (transport, cuina de suport, permisos).

✓ IVA, fiances, condicions de cancel·lació i suplements per festiu/urgència.

Conclusió

El preu de càtering per persona s’entén i es controla quan es desglossa. Amb la fórmula per PAX, els ratios de servei i la checklist anterior, qualsevol organitzador pot comparar ofertes amb criteri. Un bon proveïdor ho detalla per escrit, ajusta per temporada i mida de grup, i recomana decisions (tipus de servei, durada, selecció d’utillatge) que mantenen la qualitat sense disparar el pressupost.

FAQs