Precio de catering por persona: ¿Cómo calcularlo?
Calcular el precio de catering por persona no es magia: es método. Un servicio profesional estructura cada presupuesto por PAX (persona invitada) sumando cuatro bloques: materia prima, personal, logística/menaje y margen + imprevistos. A partir de ahí entran variables como el tipo de servicio (coffee break, cóctel, buffet o menú servido), fecha, distancia y tamaño del evento.
En su operativa, un catering serio parte de una premisa sencilla: lo que no se mide, no se puede optimizar. Por eso, en eventos corporativos matinales o inauguraciones, suele fijar ratios de consumo por asistente y afinar compras para evitar mermas. Cuando hay buena previsión, el coste por PAX baja entre un 5% y un 15% a partir de 50 invitados gracias a la economía de escala. En temporada alta (mayo–septiembre y diciembre), aplican un suplemento del 5–12% porque suben los refuerzos de personal y la disponibilidad de alquileres.
Rangos de precio por persona según el tipo de servicio
Coffee break y desayunos: desde X €/persona
Para reuniones de mañana, el estándar profesional calcula 2 bebidas (café/té + agua o zumo) y 3 piezas/pax (bollería o salado ligero). El catering suele trabajar con materia prima más ajustada y logística simple, por lo que el precio por persona es el más contenido.
Incluye habitualmente: bebidas, piezas dulces/saladas, montaje básico, retirada.
Claves de coste: vajilla desechable premium vs. porcelana, termo vs. barista, distancia del montaje.
Tip operativo: la empresa recomienda confirmar intolerancias y un 10–15% de piezas veg/vegana para evitar sobrecostes de última hora.
Cóctel y picoteo: bocados, tiempos y precio orientativo
En cóctel, el proveedor calcula 12–16 bocados por persona para 90–120 minutos, con 1 camarero por 20–25 pax. Aquí el peso del personal de sala y la cocina caliente eleva el PAX frente a un coffee break.
Incluye habitualmente: canapés fríos/calientes, bebidas básicas, equipo de sala, montaje.
Claves de coste: nivel de bocado (gourmet vs. tradicional), barra libre vs. tickets, cristalería y hielo.
Tip operativo: para evitar roturas de stock de bebida, se fija un ratio por hora y se pacta recargo por consumo extra en contrato.
Menú servido en mesa vs. buffet: diferencias de coste
- Menú servido: 3 tiempos (entrante, principal, postre), emplatado, 1 camarero/10–12 pax. Sube el coste de personal, baja el desperdicio.
Buffet: mayor variedad y puntos de reposición; menor personal por mesa, pero más menaje y producción. Conveniente para grupos grandes y ambientes informales.
Tip operativo: en bodas o cenas de gala, el catering aconseja prueba de menú y doble opción (carnes/pescados/vegetariano) para reducir incidencias y recocinado.
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La fórmula del catering: desglose real de costes por PAX
Una forma clara de verlo es:
Precio por persona = (Materia prima + Personal + Logística/Transporte + Menaje/Alquileres + Costes fijos prorrateados + Imprevistos) ÷ Nº de comensales + Margen
En su día a día, un servicio profesional maneja estos rangos orientativos de reparto:
- Materia prima: 35–45%
- Personal (cocina + sala): 25–35%
- Logística y transporte: 5–10%
- Menaje/mobiliario/linens: 5–15%
- Margen + imprevistos: 10–15%
Ejemplo de aplicación práctica (cóctel 60 pax):
- Materia prima (16 bocados mixtos + bebida): 40%
- Personal (3 de sala + 1 jefe/a): 28%
- Menaje & cristalería: 8%
- Logística (transporte + montaje): 7%
- Margen/imprevistos: 12%
- Fijos prorrateados (seguro, licencias, central): 5%
Nota operativa: cuando el montaje exige cocina de apoyo, carpas o generadores, el proveedor lo imputa como líneas independientes para mantener transparente el PAX.
Ejemplos rápidos: 20, 50 y 100 invitados
Los números son ilustrativos; el método sirve para tu caso real.
20 invitados (cóctel corto, 12 bocados)
- Coste total estimado: 560–700 €
- Precio por persona: 28–35 €
Por qué es más alto: apenas hay economía de escala; el personal mínimo y el transporte pesan mucho por PAX.
50 invitados (cóctel estándar, 14 bocados)
- Coste total estimado: 1.250–1.650 €
- Precio por persona: 25–33 €
Dónde ahorra: compras al por mayor y mejor ratio de personal por asistente.
100 invitados (buffet frío + caliente)
- Coste total estimado: 2.300–3.400 €
- Precio por persona: 23–34 €
Qué cambia: menaje y producción suben, pero el coste unitario de comida y logística baja.
Tip operativo integrado: el proveedor recomienda bloques de tiempo (90, 120 o 180 min) y dimensiona bebida por hora de servicio para que no se dispare el presupuesto.
Precio por persona en tu ciudad: factores locales
La ciudad modula el PAX. En zonas con alquiler de menaje caro o tráfico complejo, suben logística y tiempos de montaje. Donde hay mucha oferta de proveedores, los precios tienden a competir por volumen. También influye la normativa de ocupación de vía pública, restricciones de carga/descarga y si el evento es en interior vs. exterior (carpas, suelos, climatización).
Cómo pedir presupuesto y comparar ofertas
Para comparar manzanas con manzanas, el proveedor aconseja solicitar que el presupuesto detalle por persona:
Checklist esencial (marca ✓):
- ✓ Tipo de servicio (coffee, cóctel, buffet, servido) y duración.
- ✓ Nº de bocados o platos por PAX y calidad de producto.
- ✓ Bebidas incluidas (marcas, hielo, café) y política de consumo extra.
- ✓ Personal (ratio y horas), montaje y retirada.
- ✓ Menaje y mobiliario (porcelana, cristalería, mantelería).
- ✓ Logística (transporte, cocina de apoyo, permisos).
✓ IVA, fianzas, condiciones de cancelación y suplementos por festivo/urgencia.
Conclusión
El precio de catering por persona se entiende y se controla cuando se desglosa. Con la fórmula por PAX, los ratios de servicio y la checklist anterior, cualquier empresa u organizador puede comparar ofertas con criterio. Un buen proveedor lo detalla por escrito, ajusta por temporada y tamaño de grupo, y recomienda decisiones (tipo de servicio, duración, selección de menaje) que mantienen la calidad sin disparar el presupuesto.
FAQs
¿Qué incluye normalmente el PAX?
Comida y bebida acordadas, personal mínimo, montaje/retirada y menaje estándar. Extras: barra premium, decoración, carpas, generadores, escenarios, DJ.
¿Cómo reducir el precio sin perder calidad?
Acotar duración a 90–120 min, simplificar referencias de bebida, apostar por buffet frío + 1 show-cooking y mantener un menú de temporada.
¿Por qué sube el PAX en temporada alta?
Demanda, horas extra y alquileres saturados. El proveedor aplica un 5–12% para cubrir refuerzos y disponibilidad.
¿El precio baja con más invitados?
A partir de 50 pax, sí: -5% a -15% por escala. Se nota sobre todo en compras y reparto de logística.
¿Cómo evitar sorpresas en la factura?
Presupuesto cerrado por PAX con todo listado y cláusula de consumo adicional clara (bebidas, horas extra, roturas).