Errores comunes al contratar un catering (y cómo evitarlos)

Errores comunes al contratar un catering (y cómo evitarlos)

1) Evaluar solo por precio: por qué sale caro lo barato

Contratar solo por la cifra final suele ser el error número uno. El equipo de catering lo ve a diario: presupuestos “imbatibles” que recortan en personal, menaje o logística terminan encareciendo el evento por sustituciones de última hora, retrasos o incidencias. La comparación correcta no es precio vs. precio, sino alcance vs. alcance.

En su proceso comercial, la empresa desglosa cada partida para que el cliente entienda qué está pagando: número de camareros, horas de servicio, materiales, transporte, posibles overtime y condiciones de cancelación. Cuando ese desglose no existe, aparecen sorpresas: no estaba incluida la cristalería específica, faltaba un horno móvil, o el desplazamiento tenía suplemento. Lo barato deja de serlo.

Checklist para comparar presupuestos de forma justa

2) Degustación y pruebas: cómo validar calidad y tiempos

Decir “sí” sin prueba de menú es apostar a ciegas. La empresa propone siempre una degustación y, cuando el evento es complejo, un test de tiempos: se simula el ritmo real de pase (bandejeo cada X minutos, emplatado, reposición de estaciones) para medir la cadencia. Así detecta cuellos de botella y ajusta dotaciones.

En la cata, el proveedor debe replicar la misma técnica y presentación del evento: si el cóctel será de bocado de 1–2 mordiscos, no tiene sentido probar porciones grandes de restauración. Además, se valida la cadena de calor (que lo caliente llegue caliente y lo frío, frío) y se toman decisiones sobre vajilla funcional.

Qué incluir en una prueba de menú efectiva

• Selección representativa por fase: bienvenida, cóctel, principales/estaciones, postres, bebidas.
  
• Ajuste de tamaños y texturas a formato (de pie vs. sentado).
  
• Test de tiempos de pase y de reposición.
  
• Simulación de distancias cocina–sala (si el venue lo permite).
  
• Registro de feedback con una matriz de decisión (sabor, presentación, manipulación, alérgenos, viabilidad).

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3) Invitados primero: dietas, alergias y preferencias que no se pueden ignorar

Nada destruye la experiencia como un invitado con alergia sin alternativa. El servicio de catering insiste en recoger restricciones alimentarias en la invitación: un simple campo de formulario evita incidentes. Su equipo prepara “vías seguras”: elaboraciones sin gluten, opciones veganas y menús sin trazas, con rotulado claro en estaciones y un punto de entrega para casos especiales.

La empresa acostumbra a desplegar un protocolo de alérgenos: fichas técnicas visibles para el equipo, pulseras o tarjetas discretas para invitados con alergias y un responsable de sala que centraliza los pedidos especiales. Esto reduce errores en el pase, sobre todo en eventos de pie donde la rotación de canapés es rápida.

Protocolo de alérgenos y señalización en sala

• Recogida previa de datos (formulario).

• Mapeo de alérgenos por receta y cartelería legible.

• Circuito de entrega garantizada para menús especiales.

• Briefing a todo el staff con palabras clave y códigos de color.

4) Menú y formato del evento: sentados, cóctel o mixto

El menú ideal no existe en abstracto; existe para un formato. Para eventos de pie, el equipo prioriza finger food de 1–2 mordiscos, salseados controlados y piezas que mantengan textura fuera del pase. En banquete, se valora el tiempo de emplatado y la estabilidad de temperatura a mesa completa.

Cuando el cliente duda, la empresa recomienda formatos mixtos: cóctel potente para networking + plato principal sentado para confort. También propone estaciones temáticas (arroz, parrilla, cortador) donde la cocina en vivo crea experiencia y aliviana la cocina central.

Matriz menú-formato

5) Logística real: accesos, equipamiento, personal y horarios

El error silencioso: asumir que el venue lo resuelve todo. La empresa realiza un rider técnico: mide accesos, ascensores, potencia eléctrica, puntos de agua, tiempos de carga/descarga y restricciones de ruido. Si el lugar no tiene cocina operativa, se contemplan hornos móviles, inducciones y frío adicional.

En staff, el equipo dimensiona por ratio de servicio y complejidad (cóctel vs. banquete). A mayor distancia cocina–sala, más personal de pase y apoyo. También define ventanas de montaje con el venue para que otros proveedores (decoración, audiovisual) no se pisen.

Rider técnico de catering: qué pedir al venue

• Plano con circuitos de cocina–sala–almacén.

• Potencia eléctrica disponible y cuadros.

• Horarios de carga/descarga y ascensor de servicio.

• Normativas (ruido, incendios) y punto de limpieza.

6) Cantidades y raciones: cómo no quedarse corto (ni tirar comida)

Quedarse corto genera estrés; pasarse dispara costes y desperdicio. El equipo calcula por escenarios (consumo alto/medio/bajo) y ajusta según el perfil del público, duración y hora. En cóctel, combina piezas frías (estables) con calientes (experiencia) y una estación base que absorbe apetito.

Tabla orientativa de raciones por tipo de evento

7) Presentación y experiencia de servicio: más allá del sabor

La presentación no es decorativa; condiciona el flujo y la percepción de calidad. El equipo estandariza vajilla y alturas de estaciones para mejorar la circulación, define un estilo de vestuario del staff acorde al evento y marca un guion de sala (orden de pases, timings y música, si aplica).

En cóctel, se programa el bandejeo cada X minutos con rotación visible para que nadie se quede sin probar los hits. En banquete, se sincroniza cocina y sala para que las mesas reciban al mismo tiempo. Pequeños detalles —servilletas húmedas en estaciones pegajosas, mini-cartas en mesas altas— elevan la experiencia.

8) Contrato claro y costes ocultos: lo que debe quedar por escrito

Un contrato ambiguo es caldo de cultivo para malentendidos. La empresa siempre especifica SLA de servicio, política de cambios y cancelación, penalizaciones por retrasos ajenos, y el detalle de qué incluye y qué no (p. ej., hielo premium, baristas, coctelería, generadores, carpas).

Cláusulas clave del contrato

• Alcance y entregables: menús, cantidades, staff, menaje.

• Cronograma: montaje, servicio, desmontaje.

• Logística: acceso, potencia, limpieza.

• Económico: hitos de pago, overtime, extras bajo solicitud escrita.

• Riesgos: plan B, fuerza mayor, seguros.

Antes de firmar, su equipo repasa el contrato con el cliente para asegurar que no queden costes ocultos (transportes, horas extra, pérdidas de material, roturas).

9) Anticipación y calendario: cuándo reservar y cómo evitar sobrecostes

Reservar tarde encarece: menor disponibilidad de producto, staff y venues. El servicio recomienda bloquear fecha con 6–9 meses para bodas y picos de temporada, y 2–4 meses para corporativos estándar. Esa anticipación permite programar compras y negociar mejor con proveedores.

Además, la empresa propone hitos de decisión (selección de menú, cierre de invitados, pruebas técnicas) con fechas límite. Así se evitan urgencias de última hora que suelen traer recargos logísticos y estrés.

10) Plan de contingencia: lluvia, cortes y retrasos bajo control

La diferencia entre un evento correcto y uno memorable está en la respuesta a imprevistos. Su equipo trabaja con planes B y C: carpas y pasillos cubiertos para exteriores, generadores dimensionados por picos de consumo, buffers de tiempo en cocina y alternativas de menú si falla un suministro.

El día del evento, se asigna un responsable de contingencia que decide con información actualizada (clima, tráfico, timing del programa). Un buen plan se prueba en ensayo: simular un retraso de 20 minutos y ver cómo se reacomoda cocina, barra y sala.

Plan B típico

• Infraestructura: carpa, suelos, climatización, iluminación.
  
• Energía: generador con reserva y combustible.
  
• Servicio: buffers de pase y platos “comodín”.
  
• Comunicación: cadena corta (cliente–jefe de sala–jefe de cocina).

Conclusión

Contratar un catering sin errores es cuestión de método: comparar alcance y no solo precio, validar con degustación y test de tiempos, priorizar a los invitados, alinear menú con formato, planificar logística y personal, calcular cantidades con cabeza, blindar contrato y preparar un plan B. Así trabaja el equipo a diario, porque saben que la mejor cocina se cae si el servicio no está a la altura.

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